【ワークルールブック】による残業時間削減の取り組み
～「残業を減らす」のではなく、「残業が減る職場」をつくる～
2019年から働き方改革関連法が順次施行され、時間外労働には上限が設けられました。
原則として、
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月45時間以内
-
年360時間以内
という基準が定められています。
そのため、多くの企業では、
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残業を減らそう
-
定時退社を徹底しよう
という取り組みを進めています。
しかし、本当にそれだけで残業は減るのでしょうか。
私は、
残業時間を減らすことが目的ではなく、残業しなくても成果が出る仕事の進め方をつくることが目的である。
と考えています。
そのための仕組みが、ワークルールブックです。
残業は「結果」であって「原因」ではない
残業時間だけを見ていると、
「残業を禁止しましょう。」
という対策になりがちです。
しかし、
残業は原因ではなく、
仕事の進め方や職場の仕組みが生み出した結果です。
例えば、
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優先順位が決まっていない
-
会議が長い
-
情報共有が遅い
-
一人で仕事を抱え込んでいる
-
判断が遅い
このような状態では、
残業を禁止しても仕事は終わりません。
だからこそ、
仕事の進め方そのものを改善することが必要なのです。
ワークルールブックは「残業を減らす行動」を見える化する
ワークルールブックの役割は、
ルールを増やすことではありません。
社員が「どう行動すればよいか」を具体的に示すことです。
例えば、
「残業を減らそう」
ではなく、
次のような行動を書きます。
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朝一番に今日の優先順位を確認しよう
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仕事の期限は早めに共有しよう
-
困ったら一人で抱え込まず相談しよう
-
会議は目的・終了時間を決めて始めよう
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同じ仕事は仕組みに置き換えよう
-
明日に持ち越す仕事は理由を整理しよう
これらはすべて、
残業を減らすための「行動のヒント（プロンプト）」です。
「残業するな」ではなく「定時で終わる仕事をしよう」
ここで大切なのが、
守りのルールと攻めのルールです。
例えば、
守りのルール
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長時間労働をしない
-
サービス残業をしない
-
時間外労働のルールを守る
これらは会社を守るために必要です。
しかし、
これだけでは働き方は変わりません。
そこで必要になるのが、
攻めのルールです。
例えば、
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今日できる仕事は今日終わらせよう
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ムダな仕事を見つけたら改善しよう
-
お互いに助け合って仕事を進めよう
-
仕事の進め方を定期的に見直そう
このような前向きなルールが、
職場の行動を変えていきます。
経営計画とつながるから意味がある
残業時間を減らすことは、
単独の取り組みではありません。
経営計画の中にある、
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生産性向上
-
利益率向上
-
働きやすい職場づくり
-
人材育成
と深く関係しています。
例えば、
経営計画で
「生産性を向上する」
と掲げているなら、
ワークルールブックでは、
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優先順位を確認してから仕事を始める
-
改善提案を毎月提出する
-
情報共有を早くする
といった具体的な行動を書きます。
つまり、
経営計画を日常の仕事へ翻訳する役割を担うのです。
A4一枚評価制度と連動させる
ここで重要になるのが、
A4一枚評価制度です。
例えば、
ワークルールブックに、
「仕事の改善を提案しよう」
と書いても、
評価されなければ続きません。
そこで、
評価制度では、
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業務改善
-
生産性向上への工夫
-
チームワーク
-
計画的な仕事の進め方
などを評価します。
すると社員は、
「効率よく成果を出すことが会社の期待する行動なんだ」
と理解します。
つまり、
-
ワークルールブックが行動を促し、
-
A4一枚評価制度がその行動を認める。
この繰り返しによって、
残業を減らすための行動が習慣になります。
朝礼や会議で活用すると効果が高まる
ワークルールブックは、
配るだけでは効果がありません。
例えば、
朝礼で、
「今日は仕事の優先順位を確認してから始めましょう。」
会議では、
「この会議は30分で終わらせるために、結論から話しましょう。」
終礼では、
「今日、改善できたことを一つ共有しましょう。」
このように毎日使うことで、
社員の行動は少しずつ変わっていきます。
残業時間は「管理」より「改善」で減らす
残業時間を減らすために必要なのは、
残業時間だけを管理することではありません。
本当に必要なのは、
残業が発生しにくい仕事の進め方を、会社全体で身につけることです。
ワークルールブックは、
そのための「行動の設計図」になります。
まとめ
ワークルールブックは、
残業時間の上限規制に対応するための有効な仕組みです。
ただし、
「残業をしてはいけない」
というルールを増やすことが目的ではありません。
大切なのは、
残業しなくても成果を出せる行動を増やすことです。
その役割を整理すると、
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経営計画は、「生産性を高め、働きやすい会社をつくる」という方向を示します。
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ワークルールブックは、「どうすれば効率よく仕事ができるか」という行動のヒント（プロンプト）を示します。
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A4一枚評価制度は、その行動を認め、評価し、習慣として定着させます。
この3つがつながることで、
残業時間の削減は「我慢」や「管理」の取り組みではなく、
仕事の質を高め、働きやすい職場をつくる取り組みへと変わっていくのです。
最後に
残業時間の上限規制は、法律を守るためだけの取り組みではありません。
それは、
「限られた時間の中で、より良い仕事をする会社へ変わるチャンス」でもあります。
ワークルールブックを活用し、社員一人ひとりの行動を少しずつ変えていくことが、働き方改革と生産性向上を同時に実現する第一歩になるのです。
